Mail Merge

1.      Mail Merge

Mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Word untuk membuat dokumen berangkai, yang dapat membantu user untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat. Mail merge juga berfungsi untuk membuat Sertifikat atau amplop.

a. Buat template di word, baik itu surat ataupun yg lainnya. Contoh seperti gambar di bawah ini.    

Gambar 35 Surat

                                                                                                                                     

b.  Buat database, contoh: excel   

Tabel 1 Daftar nama

c.       Lalu buat Document Master seperti misalnya,

Gambar 36 Document master

d.      Buka file yang ber-existensi .docx atau file word

e.      Letakan kursor ditempat yang akan kita taruh data dari excel    

Gambar 37 tampilan document master

f.      Masuk ke mailing > Select Recipients 

Gambar 38 Mailing > select recipients

g.      Ada 3 pilihan         :

·         Type New List = membuat database baru di download

·         Use Existing List = mengambil data yang sudah ada di file yg berbeda

·         Select From Outlook = mengambil data dari outlook

h.      Dalam file yang akan dibuat kali ini select recipients yang dipilih adalah Use Exsiting List.

Gambar 39 Select recipients > use exsiting list

i.     Pilih database yang anda buat kemudian pilih sheet tempat data anda disimpan, klik OK.     

Gambar 40 Choose file

Gambar 41 Choose sheet

j.   Jika anda memilih Type New List. Akan muncul jendela New Address List untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada di hapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai yang dibutuhkan.
   

Gambar 42 Kotak dialog new address list

k.  Jika ingin menambah, mengganti, memindahkan kolom atau menghapus kolom klik customize columns lalu pilih OK.      
 

Gambar 43 Kotak dialog customize address list

l.     Apabila belum muncul nama pada layar dokumen klik insert merge field kemudian pilih nama apabila ingin menampilkan nama kemudian klik juga preview result untuk melihat nama yang akan muncul.      

Gambar 44 Preview result

Gambar 45 Insert merge field

m.    Setelah di klik akan muncul nama. Untuk memindahkan list-nya silahkan klik panah.

n.      Apabila anda akan memindahkan file yang anda buat melalui Mail Merge, data base yg digunakan harus dipindahkan pula. Karena dokumen yang anda buat terdapat file yang ada dalam data base.

o.     Jika anda ingin merubah dokumen tersebut, tutup dokumen word kemudian edit data base yang anda buat. Buka kembali dokumen word tersebut. Ada kotak dialog sebelum dokumen tersebut terbuka. Klik OK agar semua data menjadi baru lagi.

Gambar 46 Kotak dialog microsoft office word